Como reduzir o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento da captação?

Evite gastos desnecessários e perda de tempo ao executar ao fazer o planejamento e execução do orçamento da captação

Em virtude da pressão que existe sobre o ensino superior, a necessidade de um planejamento financeiro robusto e de longo alcance para a captação de alunos é mais urgente do que nunca.

Sem um planejamento estratégico e uma forte visão financeira, as instituições de ensino superior correm um risco real de tomar decisões equivocadas e de perder tempo e recursos enquanto executam as ações de captação.

Em suma, um forte planejamento financeiro fornece às instituições de ensino superior a base que apoia a execução da estratégia de captação. Também fornece o conhecimento necessário para decisões estratégicas e operacionais.

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Mas eu já faço um orçamento…

Provavelmente o gestor financeiro estabelece orçamentos, porém, não é o bastante, porque:

  • Um orçamento descreve as expectativas de receita e despesa para os próximos dois anos. Seu horizonte temporal reflete objetivos que são alcançáveis a curto prazo;
  • Este horizonte de tempo é insuficiente para fins de planejamento, dadas as incertezas enfrentadas pelas instituições de ensino superior hoje;
  • Planos de longo alcance, de no mínimo cinco anos, são necessários.

Em síntese, planos financeiros estratégicos integrados identificam onde a instituição quer estar no futuro e como planeja chegar lá estrategicamente e financeiramente.

Portanto, vamos apresentar dicas de planejamento financeiro para que você mantenha o controle do planejamento da sua IES.

 

Passos para reduzir o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento da captação

Defina metas e coloque-as em prática

Com a diretoria da instituição de ensino, defina claramente que metas devem ser atingidas, quais as dificuldades e os prazos para cumpri-las. Exemplos de metas são:

  • Aumentar o número de alunos matriculados;
  • Controlar a evasão de alunos;
  • Aumentar a receita e diminuir as despesas;
  • Lidar com a concorrência, inclusive com as IES de educação à distância;
  • Diminuir os gastos com burocracia.

Uma vez bem estipuladas, deixe claro como alcançar as metas, por exemplo, decida se vão investir em técnicas de vendas, prospecção e atendimento; equipamentos e material de divulgação adequados.

Ao colocar em prática o planejamento financeiro, envolva os colaboradores, mantenha o controle e o monitoramento dos procedimentos, números e resultados, defina as métricas e documente todas as ações para facilitar as avaliações do que tem sido feito;

Logo, o “como chegar lá” é tão importante quanto saber onde chegar. Não tenha receio de fazer ajustes e adaptações durante o processo, quando necessário.

 

Faça um planejamento financeiro

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O ideal é fazer esse planejamento o quanto antes e, quando começar a desenhá-lo, certifique-se de que ele responda às seguintes perguntas:

  • Quais são os requisitos para executar o planejamento financeiro da instituição?
  • Quanto dinheiro e investimentos a instituição deve ter disponíveis para resolver eventuais problemas?
  • Quantas contas a instituição pode pagar?
  • Quais metas de desempenho de curto e longo prazo são necessárias para resolver eventuais deficiências?
  • Qual o nível de mudança operacional necessário para atender metas de desempenho?
  • Quais transações são necessárias para obter o capital necessário para executar o planejamento financeiro?

 

Controle o fluxo de caixa 

A maior vantagem de controlar o fluxo de caixa é poder monitorar a movimentação financeira da IES. Sendo assim, baixo, estão cinco técnicas para executar esse controle:

  1. Automação: Uma boa opção é utilizar plataformas on-line de gestão financeira. Os empreendedores registram e monitoram facilmente a movimentação financeira da empresa via dispositivos móveis e computadores;
  2. Registro e classificação de gastos: Além de registrar os números, especifique de onde veio e para onde vai o dinheiro. E separe por tipos de gastos, como funcionários, banners, contas de telefone, treinamentos;
  3. Periodicidade: O fluxo de caixa deve ser analisado pelo menos uma vez ao mês. Já os registros do que entra e do que sai devem ser analisados todos os dias, assim, evita-se perder informações importantes que foram deixadas para depois;
  4. Projeções: Quando você tiver monitorado a movimentação financeira por um tempo, ficará mais fácil projetar o cenário futuro. Projete o negócio para todos os cenários existentes: crise, aumento da demanda, estratégias das IES concorrentes, necessidade de contratação de captadores. Quando você analisa a real situação da instituição, obtém dados que dão segurança para efetuar mudanças e tomar decisões diante de qualquer circunstância;
  5. Análise e planejamento: É com base nas informações do fluxo de caixa que o gestor financeiro deve analisar os dados e traçar as melhores estratégias para o planejamento financeiro, seja ele de médio, curto ou longo prazo;

Saiba quais são os custos

Você sabe exatamente qual é o custo variável (aquele que muda conforme o aumento ou a queda de matrículas) de cada aluno? De cada curso? Você rateia corretamente todos os custos indiretos? Sabe bem a faixa de descontos que pode ser oferecida, com base nos preços das mensalidades?

Controle os custos, estabeleça índices, colete dados e tente estabelecer equilíbrio entre custos e benefícios. Assim, faça revisões no orçamento, mantenha a sua equipe informada sobre todas as atividades e gastos feitos;

 

Elabore o orçamento

Manter o orçamento mensal e anual da instituição de ensino é uma ferramenta eficiente no momento de aumentar seu controle de gastos porque, com esse documento, o gestor tem condições de materializar quais são as necessidades da instituição e quanto será gasto em cada uma delas.

Portanto, é fundamental explicitar no orçamento qual é o lucro esperado para a IES em dado período. Em suma, a partir dos lucros, será possível fazer uma simulação dos investimentos.

 

Conclusão

O planejamento financeiro é fundamental para a manutenção e crescimento da instituição de ensino e também para reduzir a diferença entre aquilo que se pretende fazer e a execução das tarefas.

A métrica ideal para medir o quanto a instituição de ensino ganhou com os investimentos e com a aplicação do planejamento financeiro é o ROI, sigla em inglês para Retorno Sobre Investimento.

Mas, afinal, por que é tão importante calcular o ROI? Pois uma das primeiras coisas que os parceiros e investidores da sua instituição de ensino vão querer saber é quanto se lucra e se o investimento deles vale a pena. Isto é visto pelo ROI.

Por isso, mantenha-se atento a esse indicador para planejar suas metas com base em resultados alcançáveis, observando os resultados anteriores. Pelo ROI, identifica-se em quanto tempo os investimentos trazem retorno.

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Patrick Caldas

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Patrick é VP de Parcerias da Quero Educação, startup que já inclui mais de 300 mil estudantes no ensino superior brasileiro por meio da concessão de bolsas de estudo. Formou-se em Engenharia Aeronáutica no ITA e possui experiência nas áreas de Finanças, Logística, Gestão, Planejamento Estratégico e Inteligência de Mercado, atuando em empresas nacionais e multinacionais de pequeno, médio e grande porte.

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