Como executar seu plano de captação de alunos com maestria

Após a realização de um planejamento de sucesso, é chegado o momento que irá determinar o sucesso ou fracasso da captação de alunos; a execução.

Tempo de leitura: 6 minutos. Você vai ler sobre:

  • De olho no seu organograma
  • De olho nas suas matrículas
  • Acompanhe sua performance
  • Seja flexível na tomada de decisão
  • Dê o sprint final

Se você visita o nosso blog com alguma frequência, já deve saber que o foco, aqui, é ajudar a sua instituição a captar novos alunos.

Isso implica detalhar bem cada etapa deste processo, do planejamento à execução. Sobre essa etapa é recomendado que você leia nosso artigo que explica como planejar uma captação de alunos vencedora. 

E agora, chegou o momento de detalhar a execução.

Aqui, vale fazer uma associação com a música. Já que ter as metas definidas e as estratégias alinhadas é como estar diante da partitura de uma orquestra.

Após diversos ensaios e avaliações de performance, você deverá contar com uma boa organização entre os músicos e fazer o que estiver ao seu alcance para ser o melhor maestro possível.

Essa etapa é tão importante, que mesmo um erro no planejamento pode ser corrigido ao longo do processo de execução.

Um bom controle de admissões de candidatos no seu processo seletivo e agilidade durante o desenvolvimento de ações, podem salvar um semestre mal planejado.

Obviamente, o oposto também pode acontecer e, nesse caso, qualquer falha pode ser crucial para determinar o sucesso ou o fracasso da captação de alunos.

Aproveitando a metáfora sinfônica: “turmas cheias” soa como música para os seus ouvidos?

Então vejamos os quatro passos fundamentais para uma ótima gestão durante a execução do seu planejamento.

Siga os processos internos necessários à sua captação

Para seguir os processos, é preciso ter tudo muito bem definido — assim como é indispensável ter metas claras e compartilhadas pela equipe que participará da execução do plano.

Todos precisam estar afinados e na “mesma página”, para que a sinergia seja a tônica dominante da execução.

De olho no seu organograma

Uma boa prática é estabelecer os donos de cada etapa dos resultados.

Determinar quem será responsável pela captação de leads, quem irá acompanhar a mensuração de tráfego no site, quem será responsável pelo branding e, por fim, quem irá atuar em cada canal.

Delegue essas responsabilidades da melhor forma possível, respeitando a competência de cada funcionário.

Assim, você poderá identificar facilmente se sua instituição precisa de reforços ou se a demanda é mais estratégica que operacional.

Para executar planejamentos consistentes, é preciso fazer esse trabalho de gestão de pessoas. E, em alguns casos, deve-se também avaliar a contratação de colaboradores de empresas parceiras, freelancers, ou até mesmo a inserção de ferramentas de automação.

De olho nas suas matrículas

Pouco antes de realizar os principais investimentos para colocar em prática o planejamento estratégico de captação de alunos, o processo seletivo interno da faculdade precisa estar bem definido.

Vale um double check nos sistemas, para analisar se o procedimento possui um bom fluxo.

Como abordamos no nosso artigo sobre planejamento, você precisa tapar os buracos do balde antes de preenchê-lo.

Acompanhe de perto

Os números referentes à performance de cada canal, principalmente os digitais, aparentemente podem ser algo fácil de mensurar.

Basta um levantamento dos números de matrículas efetuadas via mobile, do número de alunos que chegaram ao site por meio de um email marketing, e assim por diante, mas tais métricas nem sempre entregam resultados tão claros.

É preciso definir e identificar a métrica específica para cada canal e a ferramenta responsável pelas ações de desempenho.

Imagine que um potencial aluno foi impactado por uma campanha no Facebook em seu celular e clicou no anúncio para saber mais.

Porém, só fez a inscrição na semana seguinte, procurando no Google, em um notebook. O Facebook e o AdWords indicarão uma conversão, mas se você apenas somar os números, irá gerar um resultado irreal.

Um outro exemplo clássico são as palavras-chave de campanhas de AdWords.

Algumas palavras podem ter baixo poder de conversão, mas revelam-se grandes coadjuvantes em uma simples análise de funil.

Se, em uma primeira leitura rápida, você decide tirar a palavra coadjuvante da campanha, a performance geral fica comprometida.

Isso vale para todos os canais.

Então, sua execução precisa estar muito bem preparada para receber o máximo de informação possível.

Quando alguém visita o seu site, é necessário saber de onde a pessoa veio e acompanhar seu comportamento durante o trajeto que realiza no site até a efetivação da matrícula.

É preciso cruzar dados dos indicadores de performance de cada canal para identificar sobreposições, impactos múltiplos e o que realmente está gerando conversão. Já que, até quando os resultados são ótimos, é preciso acompanhar de perto, para identificar o que realmente está gerando o sucesso.

Dessa forma você evita gastos desnecessários, e obviamente pode promover alterações se algum indicador não estiver gerando números satisfatórios.

Lembre-se que uma baixa performance do canal X é um dado tão importante quanto o de um número exorbitante de matrículas do canal Y.

Seja flexível

A grande vantagem de monitorar todas as etapas é ter informações necessárias para tomar decisões de forma rápida e segura.

Seu planejamento funciona então como a composição e a melodia de uma música. Quando o intérprete que está cantando e recebe um feedback da platéia, ele tem a oportunidade de improvisar e transformar a apresentação em um show inesquecível.

Siga o fluxo, leia o que está acontecendo e faça mudanças que irão proporcionar uma melhor performance. É assim que bons gestores corrigem possíveis falhas e superam metas.

Na prática, se um canal gera mais resultados que outros, identifique o porquê (com base em números reais) e considere alterar a estratégia para dar mais foco a essa frente. Por exemplo: se os emails para pessoas que se cadastraram no site alcançaram ótima taxa de abertura, explore esse público.

Gere mais conteúdo, crie novas segmentações e envie algo a mais para atrair aquele percentual de potenciais alunos que está tão perto de efetivar a matrícula.

Outra forma de ser flexível é não definir apenas a meta geral, mas também metas móveis e relacionadas a períodos de menor duração.

Isso ajuda no tracking das suas ações e na flexibilidade necessária para a execução, que é tão importante.

Durante a execução, nenhuma ação deve ser programada em modo automático. Por exemplo, nas estratégias digitais, quanto mais você alterar o discurso nos anúncios de AdWords, maiores as chances de melhorar a performance. Afinal, haverá mais testes, mais dados para análise e melhor mensuração de resultados.

Quando o assunto é performance em marketplaces, também é preciso calibrar ofertas e oferecer algo diferente dos concorrentes.

Dessa forma, o bom desempenho na plataforma irá garantir o ranqueamento da instituição no sistema de buscas.

É altamente recomendável conferir este artigo sobre como destacar sua IES nos marketplaces.

Afinal, hoje, 70% dos alunos que efetivam suas matrículas pelo Quero Bolsa são indecisos, sem mencionar uma instituição de ensino em suas buscas.

Dê o sprint final

Quem já enfrentou muitas ondas de captação conhece bem a importância do final de período.

Cerca de 25% das matrículas são realizadas nas duas últimas semanas de captação.

Acompanhar não apenas os seus números, mas o que os concorrentes estão oferecendo irá vai permitir ações rápidas e certeiras para alavancar os últimos resultados.

Já listamos aqui as 5 melhores dicas para ter sucesso no final do período de captação. Como por exemplo, aderir à alternativas como isenção das primeiras mensalidades, descontos competitivos e campanhas em vestibulares.

Entram no hall de soluções eficazes trabalhar mídia de massa e intensificar a segmentação de alunos de acordo com os resultados já obtidos nas demais ações realizadas.

Reveja os números e defina ações para resultado imediato, porque este período pode oferecer oportunidades imperdíveis — e, sendo assim, não é hora de reduzir esforços.

Se você usar essas práticas, de acordo com a sua estratégia e acompanhando o andamento dos seus indicadores de performance, com certeza garantirá bons resultados no período final.

Pra lembrar

A execução do seu planejamento de captação de alunos deve ser um grande espetáculo: profissionais afinados atuando em sinergia, cientes de suas responsabilidades e seguindo a estratégia com olhar analítico.

Para tanto, lembre-se de que a gestão com maestria passa pelos seguintes pontos:

  • Atenção total aos processos internos;
  • Acompanhamento da performance de cada canal, com flexibilidade para propor resoluções rápidas a problemas e, assim, aproveitar melhor as oportunidades;
  • Esforço adicional no período chave para superar as metas do seu planejamento.

Com o foco nesses pontos, é possível garantir uma execução e uma captação de alunos com sucesso.

 

 

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Sérgio Fiuza

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Sérgio é VP de Mercado da Quero Educação, startup que já inclui mais de 300 mil estudantes no ensino superior brasileiro por meio da concessão de bolsas de estudo. Além disso, construiu também carreira acadêmica, atuando como professor na Fundação Dom Cabral e Fundação Getúlio Vargas, além de participar de projetos no MIT e na Michigan State University.

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