Como evitar o estresse no trabalho durante a captação de alunos?

Um guia de dicas para afastar o estresse no trabalho e transformar a captação de alunos em uma atividade agradável.

Tempo de leitura: 4 minutos. Você vai ler sobre:

  • Como evitar que a captação seja um fracasso?
  • Como se organizar para atingir as metas?
  • Como evitar o estresse no trabalho durante a captação?

A alta temporada de captação costuma deixar todos os profissionais de instituições de ensino com os nervos à flor da pele.

Afinal, muitas vezes, é necessário planejar e executar as estratégias de captação com um orçamento limitado, além de lidar com a pressão gerada por prazos apertados e metas aparentemente agressivas.

Com tanta tensão causada por esses fatores, parece impossível fugir do temido estresse no trabalho. O nervosismo e o medo de não conquistar os resultados esperados podem se tornar um problema que piora cada vez mais a situação.

Contudo, há algumas dicas bem simples que podem auxiliar os líderes a conduzir com sucesso a equipe e alcançar índices positivos para a instituição de ensino.

Ações fáceis de organizar e de se colocar em prática farão a diferença nessa época tão importante para a faculdade.

Do planejamento prévio à criação de um ambiente de trabalho agradável e motivador, confira, neste guia, atitudes que transformarão a alta temporada de captação em uma ação com ótimo retorno para a sua instituição. 

Como evitar que a captação seja um fracasso?

O passo mais importante para alcançar o sucesso na captação de alunos e evitar o estresse no trabalho é o planejamento.

Planejar com antecedência vai garantir que o gestor esteja preparado para conduzir a equipe durante a captação e antecipar as possíveis dificuldades que podem aparecer no futuro.

Como evitar que a captação seja um fracasso?

Aliás, o melhor momento para fazer o planejamento é durante a baixa temporada.

De acordo com Marília Sousa, gerente de relacionamento e uma das responsáveis pela captação da Quero Educação, esse período deve ser aproveitado para alinhar o discurso da equipe, oferecer treinamentos e desenvolver os procedimentos que serão utilizados para que a alta temporada seja excelente.

“Os treinamentos também são uma ótima forma de motivar a equipe. Eles ajudam muito na produtividade”, afirma.

Para Marília, algo que funciona muito bem na Quero é dividir a meta do período de captação: “Nós temos uma meta semestral, e essa meta é dividida por mês e também por semana, o que a torna muito mais próxima da pessoa que está na linha de frente na captação de alunos”.

Além da definição de metas semanais, uma bonificação para a equipe atingi-la gera resultados surpreendentes, segundo Marília.

As metas semanais tornam o resultado muito mais fácil de ser avaliado e acompanhado pelo líder. “Cada dia perdido corresponde a números significantes de alunos que deixamos de matricular”.

Como devo me organizar para atingir as metas?

A primeira coisa a se pensar para atingir as metas é o atendimento.

Ele é a porta de entrada para os alunos, seu primeiro contato com a instituição, e a partir do qual decidirão por fazer ou não a matrícula. E isso se dá em todos os canais de atendimento, seja no balcão físico da faculdade, no telefone ou redes sociais.

O discurso adotado pela equipe deve estar alinhado com a estratégia definida no planejamento, e as metas a serem alcançadas devem estar claras.

Para definir as metas é necessário fazer uma projeção com base no período anterior de captação, que deve ser realizada no processo de planejamento. Por isso, planejar é muito importante para garantir o sucesso da equipe e evitar o indesejado estresse no trabalho durante a captação.

Com a projeção, o gestor antecipará, em números, o que cada membro da equipe e cada segmento são capazes de gerar.

Tendo como referência a média anterior e a média da equipe em alta performance, será possível organizar um ranking de conversão.

Por meio do ranking, unido a uma avaliação de qualidadecomo citamos neste artigo -, será muito mais fácil acompanhar o trabalho da equipe e saber se a captação está ou não dentro do esperado.

Como me organizar para atingir as metas?

Estou longe de bater a meta e agora?

Só de pensar na hipótese de não alcançar a meta, qualquer gestor fica apreensivo. Entretanto, um líder não pode permitir que o desespero leve tudo a perder.

O gestor precisa encarar os desafios como uma oportunidade de crescimento e se atentar às possibilidades para tomar a melhor decisão.

Para conhecer a melhor forma de medir os resultados da sua captação, indicamos esse artigo.

Segundo Marília, não atingir a meta é algo que acontece algumas vezes, mas que não pode ser recorrente.

O gestor deve estar atento e direcionar a equipe de forma a reverter esse quadro negativo. Além disso, o líder não deve jogar nas costas da equipe a pressão por estar longe da meta.

“Não podemos tirar a esperança de quem trabalha na linha de frente da captação, pois precisamos chegar o mais longe possível”, explica a gerente. Dar vazão ao estresse no trabalho da equipe pode desmotivá-la e piorar a situação.

Estou longe de bater as metas, e agora?

Para Marília, uma estratégia para esses casos é tirar os captadores dos canais de atendimento que não geram tanto retorno e transferí-los para os canais de alta conversão: “Ás vezes, fazemos mutirões nesses canais, direcionando a equipe para eles. É uma ação emergencial de curto prazo.

Um dos canais que tem se destacado na captação de alunos e que pode ser uma ótima saída para recuperar os índices de conversão é o WhatsApp.

“O WhatsApp tem esse poder pois o que o cliente quer hoje é praticidade. Ele não tem tempo e, muitas vezes, não quer ou não pode ficar em uma ligação telefônica. Então, no horário do almoço ou em algum tempo livre, ele acessa o aplicativo no celular e responde. Ou, então, ele vê uma informação ou ação nova da empresa. O WhatsApp é o nosso maior canal em potencial”, declara a gestora da Quero.

Confira, também, essas dicas preciosas para conseguir matrículas no final do período de captação.

Como evitar o estresse no trabalho durante a captação?

Devido ao ritmo de trabalho acelerado e à pressão para cumprir as metas da empresa, o período de captação tende a ser o mais estressante de todos. Porém, o gestor é o responsável por conduzir a equipe e transformar esse período tão importante para a instituição em algo agradável.

A primeira dica para evitar o estresse no trabalho durante a captação de alunos é separar a vida pessoal da vida profissional. Isso se chama inteligência emocional.

Se o líder leva um problema de cunho pessoal para dentro da empresa, ele deixará de ser produtivo e isso se refletirá em toda a equipe.

Um gestor estressado ou abalado emocionalmente gera receio e desmotivação em quem ele lidera. Da mesma forma, uma palavra simpática, um elogio e um sorriso podem gerar efeitos muito positivos.

Além disso, é comum que, devido ao ritmo acelerado da alta temporada, a equipe interaja menos.

O líder pode achar esse comportamento normal e produtivo, porém não é saudável. Estudiosos indicam que os problemas de relacionamento dentro da equipe são uma das principais causas de estresse no trabalho.

Mesmo nas altas temporadas de captação, a equipe precisa estar leve e integrada para que o ambiente de trabalho esteja agradável.

De acordo com Marília, a chave para o sucesso da captação é uma equipe unida e motivada e isso depende muito da liderança: “A gente tem que tornar aquilo gostoso de ser feito”.

Para isso, o gestor precisa saber lidar com esses momentos de estresse no trabalho para diminuir seus efeitos sobre si mesmo e sobre a equipe.

Como evitar o estresse durante a captação?

Ter uma equipe completamente alinhada ao propósito da ação da empresa – matricular o maior número possível de alunos – e atuante em um ambiente agradável diminui os efeitos do estresse no trabalho e permite ao gestor decidir o melhor caminho a ser tomado quando alguma mudança for necessária.

Para lembrar

Retomando os principais tópicos deste artigo, anote essas 7 dicas para evitar o estresse no trabalho durante a captação de alunos:

  • Planejar é preciso! Um planejamento prévio e bem elaborado vai evitar estresse desnecessário no período de captação.
  • Definir metas que possam ser cumpridas e avaliadas. Metas em curtos períodos, como as semanais, tornam muito mais fácil o acompanhamento pelo gestor.
  • Não permitir que a frustração ou desespero por não atingir uma meta seja um empecilho para a tomada da melhor decisão.
  • Às vezes, mudanças são necessárias. O gestor precisa ter flexibilidade para avaliar outras possibilidades.
  • Separar a vida pessoal da profissional. Uma equipe é o reflexo de seu líder e um sorriso pode fazer a diferença!
  • Fazer exercícios de respiração e até mesmo um breve alongamento ajudam a acalmar os ânimos.
  • Uma equipe alinhada e motivada, em um ambiente de trabalho agradável, tem maior produtividade.

Com essas atitudes simples, você tornará o ambiente de trabalho muito mais agradável e dinâmico para conduzir sua equipe para o sucesso.

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Sérgio Fiuza

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Sérgio é VP de Mercado da Quero Educação, startup que já inclui mais de 300 mil estudantes no ensino superior brasileiro por meio da concessão de bolsas de estudo. Além disso, construiu também carreira acadêmica, atuando como professor na Fundação Dom Cabral e Fundação Getúlio Vargas, além de participar de projetos no MIT e na Michigan State University.

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